עריכה נכונה של מסמכי החוזה והמכרז בפרויקט בניה הינה אבן היסוד להצלחתו מנקודת מבטו של המזמין, בין היתר בשל השפעתם של מסמכים אלו על פרמטרים חשובים שקובעים את איכות התוצאה: איכות והתאמת המבנה, לוח זמנים ותקציב.
כמו כן, על מכרז מוצלח לעמוד בשני תנאים הכרחיים (גם אם לא מספיקים): האחד – עליו להיות ברור ופשוט להבנה. השני – עליו לאפשר למשתתפים רבים ככל האפשר לקחת בו חלק.
מרכיבים חשובים בהצלחת המכרז וניהול החוזה הינם חלוקה ברורה, מוגדרת והוגנת של הסיכונים בין הגורמים השונים ומנגנון מתאים למניעת וניהול סכסוכים.
הפסיקה והספרות העוסקות בנושא המכרזים, הגדירו מכרז כמנגנון לקבלת הצעות עם כללי משחק. ואכן, ניהול מכרז הינו אתגר של חשיבה אסטרטגית, ומהווה דוגמא מובהקת ליישום עקרונות מתורת המשחקים. ברחבי העולם ניתן לראות שילוב הולך וגובר של מומחים מתחום תורת המשחקים הן בצוות מנהלי ומנסחי המכרזים, והן בצוותי מגישי ההצעות.
המציאות מספקת דוגמאות רבות להשלכות האפשריות של ניסוח קלוקל של מכרזים: פרויקטים, בין היתר ביוזמת המדינה, אשר נקלעו לסכסוכים בשלבים שונים, חלקם אף בטרם החלה הבניה בשטח, ואשר גובים מחיר יקר מהצדדים. במקרים רבים, בחינה מוקדמת של כללי המשחק ושל תרחישים אפשריים הייתה יכולה לחסוך מראש את ההתנסות הכואבת בשטח.
משרדנו מעמיד הן לרשות מזמיני עבודה והן לרשות מגישי הצעות במכרזים, את ניסיוננו הרב בתחום המכרזים והחוזים בעולם הבניה, המשלב רקע משפטי, הנדסי ועסקי. הייעוץ ניתן בשלבים השונים, החל מגיבוש הרעיון התכנוני, דרך שלבי התכנון, פרסום המכרז, המשא ומתן וההתקשרות עם הזוכה, וכלה במהלך הביצוע של הפרוייקט, עד לסיומו המוצלח.
הניסיון מלמד כי חלק גדול מהסכסוכים בפרוייקט שראשיתו במכרז נסוב סביב מסמכי החוזה המיוחדים.
בסיסו של ההסכם במקרים כאלו לרוב דומה ממקרה למקרה ("שטאנץ") וכולל מסמכים רבים המתייחסים לתנאים הכלליים של ההתקשרות. לכן, האתגר העיקרי בעריכת החוזה והמכרז הוא בניסוח המסמכים והנספחים המיוחדים לפרוייקט הספציפי, והשילוב ביניהם. הכוונה בין היתר לתנאי חוזה מיוחדים, מפרט טכני, כתבי כמויות ומחירים ומערך התוכניות.
אנו לומדים בתיאום עם היזם את צרכיו ומאפייני הפרויקט ומסייעים בגיבוש ההחלטות לגבי אופי החוזה וניסוחו, ובכלל זה עורכים בחינה של החלופות האפשריות של סוג החוזה והמכרז: חוזה למדידה; חוזה פאושל; חוזה עד מפתח; חוזה לתכנון וביצוע על ידי הקבלן; שילוב בין שיטות שונות ועוד.
קיימת חשיבות רבה בזיהוי נקודות תורפה ואי בהירות מנקודת מבטם של כל הצדדים לחוזה, וכן לזיהוי כשלי שוק אפשריים, תנאי מונופול ועוד, ומתן מענה למצבים אלו, בין היתר במשוב חוזר על מסמכי החוזה ובכלל זה התכנון.
כאמור, הליך המכרז מהווה תחרות עם כללי משחק, בה משתתפים מספר שחקנים – מפרסם המכרז ומגישי ההצעות, ולעיתים גם "שחקני משנה" נוספים. מדובר בדרך כלל בגורמים מיומנים, הבוחנים אסטרטגיות אפשריות שונות ומנסים לחזות את מהלכי השחקנים האחרים, וכן לזהות בנתוני המכרז נקודות תורפה או חוזק עבורם.
לכן, אחד הכלים החשובים בו אנו עושים שימוש כשאנו מייעצים לעורכי מכרזים, הינו עריכת סימולציה וניהול תרחישים. או, במלים אחרות, לנסות לצפות מראש את מהלכי השחקנים השונים ולזהות נושאים הדורשים עדכון ותשומת לב מיוחדת.
כחלק מהשירותים שאנו מספקים, ובהתאם לצורך, אנו אף מכינים הצעה מפורטת כסימולציה של משתתף במכרז לכל דבר ועניין, באופן המדמה את המציאות ומאפשר הפקת לקחים לשם עריכה וניהול מיטביים של המכרז עצמו, ולשם מניעת טעויות יקרות וכואבות.